Как привлечь внимание к важным моментам письма, выделить главное? Простой способ: используйте абзацы.
Когда мы читаем письмо, разбитое на абзацы, взгляд автоматически попадает в начало каждого из них. Если начинать каждый абзац с ключевой мысли, адресат эту мысль ни за что не пропустит.
Судите сами. Допустим, мы пишем в смежное подразделение о проблеме.
|
Коллеги, мы с вами больше месяца готовим счет для клиента. Прошу наконец разобраться с этим вопросом! Сотрудники клиентского отдела 5 раз обращались в бэк-офис с просьбой подготовить комплект документов для оплаты. Ни разу не получили ответа. В чем сложность? Когда ожидать решения вопроса? Жду информации к 3 апреля. |
Скандальная ситуация – 5 раз писали, а ответа не получили. Но этот скандал незаметен в письме, поскольку информация про ответ зарыта глубоко в тексте.
А теперь разделим второй абзац на два.
|
Коллеги, мы с вами больше месяца готовим счет для клиента. Прошу наконец разобраться с этим вопросом! Сотрудники клиентского отдела 5 раз обращались в бэк-офис с просьбой подготовить комплект документов для оплаты. Ни разу не получили ответа. В чем сложность? Когда ожидать решения вопроса? Жду информации к 3 апреля. |
Теперь глаз адресата сразу считывает заключенный в письме конфликт. Пять раз обращались. Ни разу нам не ответили. Просто абзац (простите за каламбур) – а работает!